Hogyan használjuk az Ideasol CRM változáskövetőjét?

Az Ideasol CRM rendszer legtöbb moduljához beállítható ún. változáskövető. Ennek a funkciónak számos előnye lehet, részben attól függően, hogy a CRM rendszer mely moduljaiban alkalmazzuk. A változáskövető igény szerint beállítható önállóan is.

A procedúra egyszerű, csupán az alábbi utasításokat kövesse, és pár perc alatt beállíthatja cége egyedi változáskövetőjét!

1, Válassza ki a modult, amelyben alkalmazni akarja a változáskövetőt.

2, Kattintson a beállítások () ikonra, és azon belül válassza ki a Megjelenés szerkesztőt.

3, A Megjelenés szerkesztőben legördülve, a “Kapcsolódó modulok szerkesztésé”-nél kattintsunk a “Kapcsolódó tömb hozzáadása” gombra. Ekkor egy választéklistából válasszuk ki a “Változáskövető”-t, és mentsük el. (1. ábra)

1. ábra: Kapcsolódó tömb hozzáadása

4, A kapcsolódó tömbök között alul megjelenik a változáskövető is, ahol a mezőkbe beállíthatjuk, hogy milyen adatokat szeretnénk majd látni az egyes változásokról a továbbiakban: Ez lehet a változtatás ideje, a hátralévő idő, a változtató személy neve, stb. Mentse el a beállításokat.

5, A változáskövető olyan mezőkhöz állítható be, ahol legördülő választéklista () szerepel. Válassza ki azt a mezőt tartalmazó rekordot, amelyre alkalmazni szeretné a változáskövetőt. A rekord jobb oldalán a () ikonra kattintson rá. Ezzel a választéklista szerkesztőbe (Picklist editor) jutunk.

6, A felugró ablakban bal oldalt alul találja a “Fáziskövetés” mezőt. Pipálja be, majd kattintson a mentés gombra. (2. ábra)

7, Nyissa meg újra a Picklist editor-t, és most pipálja be a “Figyelmeztetés” mezőt is, majd mentse el újra. (2. ábra)

2. ábra: A Picklist editor használata. A számok a felsorolásban szereplő számozást jelzik. Először a “Fáziskövetés”-t majd a “Figyelmeztetés”-t kell kipipálni, közte egy mentéssel.

8, Nyissa meg újra a Picklist editor-t, és a jobb oldali görgetősávval görgesse le az aljáig. Láthatja bal oldalon a legördülő választéklista különböző pontjait, illetve jobb oldalon az “Engedélyezett idő” feliratot, alatta egy számokat tartalmazó mezővel. Itt állíthatja be, hogy mennyi idő múlva küldjön figyelmeztetést a rendszer, ha valaki (Ön, vagy valamely munkatársa) a szóban forgó választéklistát arra az értékre állítja. Pl. (a mellékelt kép alapján) ha a “Létrehozott” érték mellett az időt átállítja 0.05-re, és elmenti. Ettől fogva ha Ön, vagy kollégái a “Létrehozott”-ra állítják ezt a listát, 5 perc múlva figyelmeztetés jelenik meg, hacsak nem változtatják meg ezt újra.

3. ábra: Itt tudjuk kiválasztani, hogy mely beállításnál mennyi legyen az engedélyezett idő.

9, Ezt a feladatsort az összes olyan legördülő választéklista esetén meg kell ismételni, amelyre változáskövetőt akar beállítani.

Hogyan figyelmeztet a változáskövető?

Amikor a megadott időtartam lejár, akkor az adott feladat, jelölt, termék, stb. felelősét erről értesíti a rendszer. Az a rekord, amin éppen figyelmeztetés van, pirosan jelenik meg a lista nézetben. Továbbá, ha az adott feladat részleibe megyünk be, egy “Figyelmezetés” mező mellett megjelenik egy pipa (checkbox). A figyelmeztetést nem csak a feladat felelőse látja, hanem minden munkatárs, akinek ehhez van jogosultsága, így a felelős személy felettesei is. Ezzel könnyebben nyomon tudjuk követni beosztottaink munkáját, illetve hatékonyabban tudjuk ütemezni a munkafolyamatokat.